マイナンバー制度の導入により、平成28年１月からや源泉徴収票、支払調書、雇用保険の届出書類など各種書類への個人番号の記載が義務化されます。
企業は、社会保障や税の行政手続きをする上で、否応なく従業員やその家族、あるいは取引先等の個人番号を取り扱わなければなりません。
これは、社会保障や税の行政手続きを行うすべての企業が対象です。また法人でなくても、給与を支給したり、報酬等を支払ったりする個人も対象になります。
個人番号を含む個人情報は「特定個人情報」とされ、マイナンバー法によって利用範囲や目的外利用等が厳しく制限されます。さらにその取扱いに当たっては個人情報保護法よりも厳格な保全措置が定められており、違反した場合には罰則が課されます。
マイナンバー制度では、個人番号の取扱いや本人確認の方法等についても細かいルールが定められています。そのため、個人番号を取り扱うにはその前提条件として、取得から保管、廃棄にいたるまでの業務フローを作り、その上で必要な安全管理措置を講じておくことが必要です。
マイナンバー業務は、単に帳票に番号を記入すればいいというわけではありません。番号が漏洩しない仕組み、アクセス制限、不要になった番号の廃棄など、様々な保全措置、リスク対応が求められます。加えて、多くの番号の取扱いとリスク対応により、繁雑な業務が増えるため、抜け・漏れなどの発生も予想されます。
従業員等の個人番号の取得から廃棄までの方法としては以下の３通りが考えられます。
① 取得から廃棄までの管理をすべて「クラウド・システム」で行う
② 取得は「紙」で行うが、それ以降は「クラウド・システム」で行う
③ 取得から廃棄までの管理を「すべて紙様式」で行う
マイナンバー制度は、社会保障と税の分野を軸に導入されますが、企業では主に「給与・報酬の支払い」や「個人情報管理」の面において、業務上の影響が大きいとされます。ウイルス感染の予防、マイナンバーデータへのアクセス制限やログ取得等を行うと共に、データを取り扱う経理、総務関係への情報リテラシー教育も重要です。
マイナンバーを取得から廃棄までの番号の管理を検討するとき、確実さ、リスクの点からの検討が必要になります。
全国展開しているような従業員の多い大企業では、③の方法で対応するのは困難でしょう。
しかし、保管するマイナンバーの件数が少なければ、取得から廃棄までの管理を「すべて紙様式」で行うのが、最も安全に低コストで行う方法です。
マイナンバーの通知が10月からと目前に迫ってきました。
マイナンバーの対策をしなくてはいけない、と考えているが、「何から対応していけばよいのかわからない」という企業もまだ中にはあるのではないでしょうか。
このような場合、まず、取得から保管、廃棄にいたるまでの業務フローを作り、
その上でコストを抑えながら従業員等の個人番号の取得・保管等の事務を「確実」に行うにはどうするか、上記の３通りの方法からを検討してみるとよいでしょう。
なお、中小規模事業者については、事務で取り扱うマイナンバーの数が少ないことや、特定個人情報等の取扱担当者が限定的であることから、「マイナンバーガイドライン」において特例を設けることにより、実務への影響に配慮しています。
安全・低コストなマイナンバーの取得と管理は
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